En Providencia Administrativa Nro. 525 de fecha 17/10/2024 publicada en Gaceta Oficial Nro. 42.987, el Servicio Autónomo de Registros y Notarías estableció la aplicación de medios electrónicos y biométricos para el procesamiento, registro y otorgamiento de documentos ante Notarías y Registros, cuyo contenido es el siguiente:
- Objeto (Art. 1)
La Providencia tiene por objeto regular la implementación de medios electrónicos en los procesos del SAREN, tanto en Notarias como Registros, para optimizar relativo a comparecencia y comprobación de la identidad de los y las otorgantes a través del análisis biométrico de los elementos de identificación de los usuarios.
- De la informática forense (Art. 4)
Para lograr el objetivo, el SAREN asegurará que los medios electrónicos relativos a la comprobación biométrica dactilar de los elementos de identificación de los usuarios a utilizar en ejercicio de sus funciones, permitan la aplicación de la informática forense a objeto de identificar, analizar y presentar los datos objeto de tratamiento tecnológico.
- De la privacidad y disponibilidad de la información (Arts. 5 y 6)
La solución electrónica a implementar por el SAREN deberá ser susceptible de interoperabilidad, prospectiva tecnológica y seguridad de la información, bajo los principios de confidencialidad, privacidad y disponibilidad de la información.
- Del examen biométrico dactilar, fotográfico y firma electrónica (Art. 10)
En los registros principales, mercantiles, públicos y las notarías se implementará el examen biométrico de los dibujos de las crestas dactilares, acompañado del registro fotográfico y firma electrónica de los otorgantes.
- De la interconexión SAREN-SAIME (Art. 11)
Previo al otorgamiento, el SAREN realizará el cotejo y comparación biométrica de las huellas dactilares de los otorgantes contra la base de datos del SAIME, como organismo competente en materia de identificación de las personas.
- Objeción del otorgante (Arts. 17, 18, 19 y 20)
En caso que el otorgante resulte objetado en el proceso de cotejo mediante la solución biométrica por arrojar alguna discrepancia o error entre la huella dactilar de los otorgantes y la base de datos, se iniciará el proceso de remediación. Una vez verificada la identidad del otorgante objetado, el funcionario competente procederá al otorgamiento.
En caso de persistir la objeción una vez agotado el proceso de remediación, el Registrador o el Notario realizará la revisión de la cédula de identidad del otorgante, luego de lo cual, de ser procedente, dará por validada la identidad y continuará con el procedimiento de otorgamiento.
En caso que la validación de la identidad resulte improcedente, el Registrador o el Notario emitirá un acto motivado especificando los elementos que justifiquen la negativa de inscripción del acto o negocio jurídico, el cual se notificará al interesado, de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.
- De la firma manuscrita digital (Art. 21)
En los actos que impliquen la voluntad del otorgante y de su firma, se implementará el uso de medios electrónicos para la ejecución de la firma manuscrita digital, en los términos siguientes:
A. Deberá realizarse en cumplimiento de las garantías de libertad contractual y seguridad jurídica, de manera presencial y con inmediatez ante el funcionario registral o notarial competente, quien dará fe de ello.
B. La firma manuscrita como expresión tangible de la manifestación de voluntad se hará sobre el medio electrónico, el cual capturará los signos distintivos y los estampará de manera inmediata sobre los documentos que contienen el acto.
C. La captura y plasmación en el documento de los trazos de la firma por medio electrónico tendrá las mismas garantías de la materialización a través de medio húmedo (tinta).
D. Su plasmación en los documentos que contienen la naturaleza del negocio o acto jurídico agota su uso válido.
E. En el documento contentivo del acto y en el acta registral, se especificará la condición con que actúa cada otorgante de la firma manuscrita digital, así como la localización de las trazas correspondientes a la fecha y hora del otorgamiento provistas por el medio electrónico.
- De la excepcionalidad de la firma húmeda (Art. 22)
La suscripción del acto por parte de los otorgantes se realizará mediante la firma manuscrita incorporada a la nota de autenticación o de registro, a través del medio electrónico dispuesto por el SAREN, y excepcionalmente mediante medio húmedo (tinta).
- Aplicación progresiva (Disposición Transitoria Primera)
La implementación de medios electrónicos de biometría dactilar se aplicará de manera progresiva, iniciando en las notarías públicas ubicadas en la región capital. Paulatinamente, se irán incorporando el resto de las oficinas notariales y registrales a nivel nacional.
- Vigencia (Art. 23)
La Providencia entró en vigencia el 17 de octubre de 2024.
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